Sommaire
- 1.Ce que fait un logiciel de gestion d’événement
- 2.Evento face à un logiciel événementiel classique
- 3.Quel outil pour quel organisateur ?
- 4.Toutes vos dates sur une page, et sur votre site
- 5.Combien coûte un logiciel de gestion d’événement ?
- 6.Les six questions à se poser avant de choisir
- 7.Créer un événement avec Evento
- 8.Ce qu’Evento ne fait pas
Les grands logiciels événementiels sont conçus pour les congrès et les salons : billetterie, badges, plans de salle, exposants. Si votre besoin est de dire à vos invités où être et quand, et de savoir qui vient, vous n’avez pas besoin de tout cela — et vous n’avez pas à le payer.
Ce que fait un logiciel de gestion d’événement
Quelle que soit sa taille, un événement pose les mêmes cinq questions, et un logiciel de gestion d’événement sert à y répondre au même endroit :
- Où trouver les informations ? Une page unique, avec la date, le lieu, le programme, et un lien à partager.
- Que se passe-t-il, et quand ? Le programme, découpé en moments datés.
- Qui vient ? Les réponses des invités, leur statut, le nombre de places restantes.
- Comment prévenir tout le monde ? Les invitations, les messages, les changements de dernière minute.
- Et après ? Les photos, la liste à réutiliser l’année suivante.
Les plateformes conçues pour les congrès et les salons ajoutent une sixième couche : la vente de billets, l’impression de badges, le contrôle d’accès à l’entrée, le plan de salle, la gestion des exposants et des sponsors. C’est indispensable pour un salon de cinq mille visiteurs, et superflu pour à peu près tout le reste.
Evento face à un logiciel événementiel classique
| Besoin | Ce que fait Evento |
|---|---|
| La page de l’événement | Une page web en cinq thèmes, publique ou privée, avec code d’accès optionnel |
| Le programme | Des étapes datées, sur un ou plusieurs jours, avec heure, lieu, photos et étapes secrètes révélées à l’heure choisie |
| Les inscriptions | Réponse en un geste, sans compte sur une page publique ; jauge, date limite, validation une par une si vous le souhaitez |
| Les invitations | Par email avec un lien de réponse personnel, import d’une liste depuis un tableur, QR code à imprimer |
| Rendez-vous et ateliers | Des créneaux à réserver avec un nombre de places, et une feuille du jour pour pointer les présents |
| Plusieurs dates | La duplication à d’autres jours, une page publique qui réunit les dates choisies, un code pour les afficher sur votre site |
| Les intervenants | Un lien privé par étape à créneaux : chacun voit ses inscrits et pointe les présents, sans compte |
| La communication | Un message aux participants (tous, confirmés ou sans réponse), un mur de discussion et des sondages |
| Le suivi | Un tableau de bord, l’export de la liste au format tableur, les statistiques de visite de la page |
| La billetterie | Non : Evento n’encaisse rien. Le lien de votre cagnotte ou de votre billetterie se pose sur la page |
| Badges, plan de salle, exposants | Non |
Evento
Votre événement, prêt en quelques minutes
Une page à partager, le programme, les invitations et les réponses au même endroit. Gratuit, sans installation.
Quel outil pour quel organisateur ?
Vous êtes étudiant et vous organisez des soirées
Ce qui compte : un lien qui circule dans le groupe de promo, une jauge pour ne pas dépasser la capacité du lieu, une date limite, et savoir qui vient. Evento couvre tout cela gratuitement. Si la soirée est payante, la vente des places reste sur la billetterie de votre association, dont le lien se pose sur la page. Pour un week-end entier, le guide pour organiser un week-end d’intégration détaille la méthode.
Vous gérez les événements d’une association
Assemblée générale, repas d’adhérents, kermesse, tournoi : un événement par date, plusieurs membres du bureau comme co-organisateurs, la liste des adhérents importée depuis un tableur, et des réponses « sur demande » si vous voulez valider chaque inscription. Le mode d’emploi complet est sur la page organiser un événement associatif.
Vous êtes organisateur indépendant
Un compte porte autant d’événements que vous voulez, et chacun peut avoir ses propres co-organisateurs, votre client compris. En revanche, Evento n’a ni espace séparé par client, ni marque blanche, ni facturation. Si votre métier est de vendre des billets pour le compte de vos clients, une plateforme de billetterie vous conviendra mieux.
Une école, une mairie, un club : des rendez-vous
Réunions parents-professeurs, permanences, inscriptions à des ateliers : c’est un besoin de créneaux, pas de billets. Chacun réserve son heure depuis la page, sans compte, en répondant à la question que vous posez (« le prénom de l’enfant », par exemple). Il reçoit un rappel la veille, et vous imprimez la feuille du jour. Tout est expliqué sur la page inscription à des créneaux en ligne.
Un séminaire ou une conférence d’entreprise
Un programme sur deux jours, des ateliers à places limitées, des invitations par email, l’export de la liste pour le traiteur : Evento suffit pour une équipe ou une conférence de quelques centaines de personnes. Il ne fait ni badges, ni application de mise en relation entre participants. Voir organiser un événement d’entreprise.
Un festival ou un grand événement payant
Billetterie, contrôle d’accès, paiement sur place : il vous faut un outil spécialisé. Evento peut en revanche servir à l’organisation interne, par exemple pour que les bénévoles réservent leurs créneaux de présence.
Un mariage, un anniversaire, un week-end
C’est le cas le plus courant, et le plus simple : une page, un programme, des réponses. Les guides dédiés vont plus loin : mariage, anniversaire, week-end entre amis.
Toutes vos dates sur une page, et sur votre site
Un organisme de formation, un atelier, un club : quand les dates se suivent, chacune a sa page, et une page de plus les réunit — evnto.fr/e/votre-nom. Vous y cochez les dates à montrer ; les places restantes se mettent à jour toutes seules, les dates d’une même activité se regroupent, et une date passée disparaît d’elle-même. Un code à coller affiche les mêmes dates sur votre site ; on s’inscrit sur votre page, dans un nouvel onglet.
Pour un salon ou des ateliers en parallèle, chaque intervenant peut recevoir le lien privé de son étape à créneaux : il voit ses inscrits et pointe les présents, sans créer de compte, jamais leurs emails ni leurs téléphones. Le détail est sur la page Pros & structures.
Combien coûte un logiciel de gestion d’événement ?
On trouve trois modèles de prix :
- l’abonnement, mensuel ou annuel, souvent par organisateur ;
- le paiement à l’usage, par événement ou par participant ;
- la commission sur chaque billet vendu.
Evento est gratuit : toutes les fonctionnalités, sans carte bancaire et sans limite d’événements. Comme il n’encaisse rien, il ne prend aucune commission. Quand un événement est payant, l’argent passe par l’outil de votre choix (cagnotte, billetterie associative, virement), dont le lien se pose sur la page.
Les six questions à se poser avant de choisir
- Vos participants paient-ils ? Si oui, vous avez besoin d’une billetterie, éventuellement en plus de la page.
- Doivent-ils créer un compte ? Chaque compte à créer fait perdre des réponses. Sur Evento, une page publique se répond sans compte.
- L’événement dure-t-il plusieurs jours, ou a-t-il plusieurs lieux ? Il vous faut un programme par étapes, pas une simple date.
- Faut-il limiter les places, ou faire réserver des heures ? Cherchez une jauge et des créneaux.
- Qui gère avec vous ? Les co-organisateurs doivent avoir leur propre accès, pas votre mot de passe.
- Que se passe-t-il l’année prochaine ? Pouvoir dupliquer un événement et réinviter les mêmes personnes fait gagner des heures.
Créer un événement avec Evento
- Créez la page : l’occasion, le titre, la date, le lieu et un thème.
- Ajoutez le programme : une étape par moment, avec son heure et son lieu.
- Réglez les réponses : ouvertes à tous, sur demande, ou sur invitation, avec une jauge et une date limite si besoin.
- Partagez le lien avec vos invités, ou invitez-les par email.
- Suivez les réponses depuis le tableau de bord, et écrivez aux participants depuis la page.
Ce qu’Evento ne fait pas
Mieux vaut le savoir avant de commencer :
- pas de billetterie ni de paiement : Evento n’encaisse rien ;
- pas de badges ni de contrôle d’accès à l’entrée (seuls les rendez-vous se pointent, sur la feuille du jour) ;
- pas de plan de salle, d’exposants ni de sponsors ;
- pas d’application à télécharger dans un store : c’est une application web, qui s’ajoute à l’écran d’accueil ;
- pas de marque blanche : la page reste une page Evento.
Pour tout le reste, une plateforme événementielle simple fait le travail, et commencer ne coûte rien.
