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Evento le fait gratuitement, sur la page de votre événement : rendez-vous individuels, ateliers à places limitées, permanences d’inscription, tours de bénévoles, visites guidées. Vos invités choisissent leur créneau depuis un simple lien, sans créer de compte, et le reçoivent par email avec le fichier pour leur calendrier. Vous voyez qui vient, à quelle heure, et vous imprimez la feuille de passage.
Six usages, un même besoin
Un tableau partagé que tout le monde modifie en même temps, un sondage détourné, une file de messages « tu as encore de la place à 17 h 30 ? » : c’est ainsi que s’organisent la plupart des inscriptions à des créneaux. Le besoin, lui, est toujours le même — répartir des personnes dans le temps, sans doublon et sans relance.
| Usage | Un créneau, c’est… | Ce qui compte |
|---|---|---|
| Rendez-vous individuels (entretiens, bilans, rencontres parents-enseignants) | 10 à 20 minutes, une place | Des noms visibles de vous seul, une question à la réservation |
| Ateliers et initiations | Une séance de 45 minutes à 2 heures, 6 à 12 places | Une jauge par séance : complète, elle n’est plus proposée |
| Permanences d’inscription (forum des associations, rentrée du club) | Un quart d’heure, une ou deux places | Étaler l’affluence, savoir pour quel cours on vient |
| Tours de bénévoles (kermesse, tournoi, buvette) | 1 à 2 heures, 2 à 5 personnes | Voir qui tient le stand avec soi |
| Portes ouvertes, visites guidées | Un départ toutes les 30 minutes, 8 à 15 places | Des groupes équilibrés |
| Dépôts, retraits, essayages (bourse aux vêtements, paniers) | 10 minutes, 1 à 3 places | Pas de file d’attente devant la porte |
Deux façons de créer vos créneaux
La grille régulière. Vous donnez une heure de début, une heure de fin et une durée — « de 17 h à 20 h, toutes les 15 minutes » — et les douze créneaux existent. C’est la forme la plus courante, et celle que propose l’assistant de création dès que vous choisissez « Créneaux & rendez-vous ».
Le sur-mesure. Trois soirs de rendez-vous qui ne commencent pas à la même heure, une pause au milieu de l’après-midi, un créneau de rattrapage le samedi : depuis la page de gestion, vous posez les créneaux un par un, sur un ou plusieurs jours, et vous mélangez les deux approches. Vous pouvez aussi ne plus proposer un créneau sans le supprimer, le temps d’une indisponibilité.
Dans les deux cas, chaque créneau a son nombre de places, et une même étape peut en porter jusqu’à quatre-vingts. Pour plusieurs intervenants ou plusieurs ateliers, créez une étape par intervenant : chacune a sa propre grille — et dupliquer une étape recopie ses créneaux.
Ce que voit la personne qui réserve
Elle ouvre votre lien, sur son téléphone le plus souvent. Le bouton en haut de la page s’appelle « Choisir mon créneau » : il ouvre la grille, où les créneaux libres se distinguent des créneaux pris. Elle en touche un, indique son prénom, son nom et son email — et répond à votre question si vous en posez une — puis valide. C’est réservé.
Elle reçoit aussitôt un email de confirmation, avec le fichier à ajouter à son calendrier : il ne contient que son créneau, pas tout l’événement. Un empêchement ? Elle libère son créneau depuis la page, et il redevient disponible pour quelqu’un d’autre.
Le plus simple est d’essayer : ouvrez l’exemple des portes ouvertes d’un atelier de céramique, avec ses initiations à six places et ses rendez-vous individuels, et choisissez un créneau comme le ferait un visiteur.
Evento
Votre événement, prêt en quelques minutes
Une page à partager, le programme, les invitations et les réponses au même endroit. Gratuit, sans installation.
Ce que vous voyez, vous
Sur la page de gestion, chaque étape affiche son compteur — « Créneaux 7/12 » — et ouvre la liste des réservations : le nom, l’email et la réponse de chaque personne, heure par heure. De là, vous pouvez :
- imprimer ou copier la feuille de passage, pour l’afficher à l’accueil ou la transmettre à un collègue ;
- réserver pour quelqu’un qui vous a appelé ou croisé dans le couloir, sans lui demander de passer par le lien ;
- libérer un créneau si une personne se désiste auprès de vous.
Personne d’autre ne voit ces noms. Un visiteur sait seulement si un créneau est libre ou pris ; c’est le réglage par défaut, et c’est volontaire : on ne publie pas la liste de ceux qui ont rendez-vous. Pour des bénévoles ou un groupe d’amis, une option affiche les prénoms aux participants.
Public ou privé : qui peut réserver
- Événement public, réponses ouvertes — le cas le plus courant : toute personne qui a le lien réserve sans créer de compte.
- Public, sur invitation — vous invitez par email : chaque invité confirme sa venue depuis le lien personnel qu’il a reçu, puis choisit son créneau, toujours sans compte.
- Événement privé ou protégé par un code — la réservation demande un compte : vous savez exactement à qui vous ouvrez.
Par défaut, chacun peut prendre un créneau par étape. Vous pouvez en autoriser davantage, par exemple pour des bénévoles qui tiennent plusieurs tours.
Ce qu’Evento ne fait pas
Autant le savoir avant de commencer. Evento n’encaisse rien : si votre atelier est payant, le règlement passe par votre moyen habituel, dont vous pouvez placer le lien sur la page. Et ce n’est pas un agenda de prise de rendez-vous permanent, comme en utilisent un cabinet ou un salon de coiffure : les créneaux appartiennent à un événement daté — une soirée, une journée, une semaine de rendez-vous — que vous créez, partagez, puis refermez. Pour tout le reste de l’organisation, le guide créer un événement en ligne et celui pour gérer une liste d’invités prennent le relais.
La check-list avant d’envoyer le lien
- Une étape par intervenant, par atelier ou par soir
- Début, fin et durée des créneaux vérifiés — le résumé annonce le bon nombre
- Nombre de places par créneau : 1 pour un rendez-vous, davantage pour une séance
- La question à poser à la réservation, s’il en faut une
- Événement public et réponses ouvertes, pour réserver sans compte
- Un essai avec votre propre adresse : l’email arrive, le fichier calendrier s’ouvre
- Le lien envoyé — email, groupe, QR code sur l’affiche
- La veille : la feuille de passage imprimée
Les mêmes créneaux servent une association qui cherche des bénévoles pour sa kermesse comme une entreprise qui organise des entretiens ou des ateliers pendant son séminaire.
