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Evento le fait gratuitement. Vous ouvrez vos rendez-vous en dix minutes ; les parents réservent depuis leur téléphone, sans créer de compte, en indiquant le prénom de leur enfant, puis reçoivent une confirmation et un rappel la veille. Le soir venu, la feuille de passage est prête, heure par heure.
Un lien plutôt que des coupons-réponses
La méthode habituelle tient en trois allers-retours : un mot dans le cahier de liaison avec quelques horaires, des coupons qui reviennent dans le désordre, deux familles sur le même créneau, puis un planning recopié et renvoyé. Avec un lien, chaque famille voit ce qui reste libre au moment où elle choisit : personne ne réserve un créneau déjà pris, et vous n’avez rien à recopier.
C’est utile à chaque moment de l’année où l’on reçoit les familles une par une : la restitution des évaluations nationales à la rentrée, la remise des livrets, un point avant l’orientation, une rencontre de fin d’année.
Préparer vos rendez-vous en dix minutes
1. Créez la page. Dans l’assistant, choisissez « Pro, asso, école », puis « Créneaux & rendez-vous ». Donnez un titre qui dit la classe et l’objet du rendez-vous, et des dates qui couvrent tous vos soirs — du lundi au jeudi, par exemple.
2. Réglez la grille. L’étape « Rendez-vous individuels » porte vos créneaux : ils commencent à l’heure de l’étape (16 h 45), et vous indiquez l’heure de fin (18 h 45), la durée (15 minutes) et le nombre de places (une). Sous la grille, cochez les soirs concernés : lundi, mardi, jeudi. Le résumé annonce le total — ici, vingt-quatre créneaux sur trois soirs.
3. Gardez une seule étape. C’est ce qui fait d’une semaine de rendez-vous un seul rendez-vous par famille : chaque famille ne prend qu’un créneau par étape, quel que soit le soir. Si deux enseignants reçoivent séparément, créez une étape par enseignant : une famille qui a deux enfants dans deux classes prend un rendez-vous avec chacun.
4. Vérifiez la question. Quand le titre parle d’école, « Prénom de l’enfant » est proposé d’office : la réponse est demandée à chaque réservation. Vous pouvez la changer — « Prénom et classe de l’enfant » — ou la retirer.
5. Ajoutez ce qui se passe sans réservation, s’il y en a : une réunion de classe, ou la remise des livrets le vendredi matin aux familles qui n’ont pas pu venir.
Ce que reçoivent les familles
Un parent ouvre votre lien, sur son téléphone le plus souvent. Le bouton en haut de la page s’appelle « Choisir mon créneau » : les créneaux libres se distinguent des créneaux pris, soir par soir. Il en touche un, indique son prénom, son nom, son email et le prénom de l’enfant, et valide. C’est réservé.
Il reçoit aussitôt une confirmation par email, avec le fichier à ajouter à son agenda — son rendez-vous seulement — et un lien pour libérer le créneau en cas d’empêchement, qui redevient alors disponible pour une autre famille. La veille, un rappel lui redonne l’heure. Après le rendez-vous, un court message lui demande comment ça s’est passé et lui permet de vous laisser un mot ; vous pouvez couper ce message pour vos rendez-vous.
Ces coordonnées servent à ce rendez-vous, et à rien d’autre : aucune publicité n’est envoyée sans une case cochée par la famille elle-même, jamais cochée d’avance. Le détail est dans notre politique de confidentialité.
Le plus simple est d’essayer : ouvrez l’exemple des rendez-vous d’une classe de CE2, avec ses trois soirs et sa remise des livrets, et choisissez un créneau comme le ferait un parent.
Evento
Votre événement, prêt en quelques minutes
Une page à partager, le programme, les invitations et les réponses au même endroit. Gratuit, sans installation.
Le jour même : la feuille de passage
Sur la page de gestion, les réservations se lisent heure par heure, avec le prénom de l’enfant. Vous pouvez :
- imprimer ou copier la feuille de passage, pour l’afficher sur la porte de la classe ;
- ouvrir la feuille du jour sur votre téléphone : vous pointez les présents d’un geste et prenez une note privée pour vous en souvenir — elle n’est jamais envoyée à la famille, et elle est supprimée avec l’événement, au plus tard six mois après sa fin ;
- réserver pour une famille qui vous a appelé, en l’ajoutant avec son adresse email, ou libérer un créneau quand une famille se désiste auprès de vous ;
- confier la feuille d’un rendez-vous à un collègue qui reçoit avec vous, par un lien privé, sans compte : il voit les noms et les réponses, jamais les adresses email.
L’export de la liste, avec les créneaux et les réponses, s’ouvre dans un tableur.
Si vous avez les adresses des familles
Vous pouvez aussi inviter les familles par email, une par une ou en important une liste. Chacune reçoit une invitation personnelle, répond, puis choisit son créneau, toujours sans compte. Vous voyez alors qui n’a pas encore répondu, et vous écrivez d’un geste aux familles qui n’ont pas répondu, ou à celles qui ont répondu sans prendre de créneau.
Une rencontre, puis la suivante
La page se duplique : la grille et la question sont recopiées, jamais les réservations. Vous changez les dates, et le lien de la remise des livrets est prêt.
Ce qu’Evento ne fait pas
Autant le savoir avant de commencer. Evento n’est pas relié à l’ENT ni au logiciel de vie scolaire de votre établissement : si l’école organise les rencontres dans son propre outil, suivez-le — Evento sert quand vous organisez vous-même. Tout passe par email, sans SMS. Et il n’y a ni liste d’attente ni planning construit à partir des disponibilités des familles : le premier qui choisit un créneau l’obtient ; pour une famille qui ne peut à aucun des horaires proposés, vous ouvrez un créneau de plus ou réservez pour elle.
La check-list avant d’envoyer le lien
- Un titre qui dit la classe et l’objet du rendez-vous
- Des dates d’événement qui couvrent tous vos soirs
- Début, fin et durée vérifiés — le résumé annonce le bon nombre de créneaux
- Les soirs cochés sous la grille, dans une seule étape
- La question « Prénom de l’enfant », ou la vôtre
- Un essai avec votre propre adresse : l’email arrive, le fichier agenda s’ouvre
- Le lien dans le cahier de liaison ou l’ENT, avec le QR code
- La veille : la feuille de passage imprimée, ou ouverte sur votre téléphone
Les mêmes créneaux servent à bien d’autres choses — permanences, ateliers, tours de bénévoles pour la kermesse : voyez la page pour ouvrir des créneaux à réserver et celle pour organiser un événement associatif.
