Règle n°1 : annoncez le budget AVANT que chacun s'engage
Dès le message d'invitation, donnez une fourchette claire : « environ 150 € par personne, logement et courses compris ». Chacun s'engage en connaissance de cause — c'est la fin des surprises et des désistements de dernière minute.
Règle n°2 : la cagnotte pour les frais FIXES
Le logement se réserve des semaines à l'avance, et c'est presque toujours une seule personne qui avance l'acompte. Pour ne pas jouer la banque :
- Calculez la part par personne (logement + activité réservée) ;
- Ouvrez une cagnotte en ligne (Leetchi, Lydia, Paypal…) ;
- Règle d'or : on réserve quand la cagnotte est pleine. Pas de virement, pas de résa.
Règle n°3 : le Tricount pour les dépenses SUR PLACE
Courses, essence, restos, tournées : impossible (et pénible) de tout splitter en direct. Le principe du Tricount : chacun note ce qu'il paie au fil de l'eau, l'application calcule les équilibres, et on solde une seule fois, le dimanche soir. Deux astuces :
- Créez le Tricount AVANT le départ et ajoutez tout le monde ;
- Notez la dépense au moment où elle arrive (le samedi soir de mémoire, ça ne marche pas).
Le cas des « je n'étais pas là pour ce resto »
Tricount gère les dépenses partielles : décochez simplement les absents sur la dépense concernée. Fixez la règle au départ : les activités sont décochables, les frais communs (logement, essence, courses de base) se partagent entre tous — même celui qui « ne boit pas d'apéro ».
Centralisez tout au même endroit
Le meilleur système échoue si personne ne retrouve les liens. Sur une page de week-end Evento, la cagnotte, le Tricount, le programme et l'adresse du logement vivent au même endroit — celui que tout le monde a déjà ouvert pour répondre à l'invitation. Voyez comment ça se présente sur notre exemple de trip padel.
Pour la méthode complète d'organisation, lisez aussi organiser un week-end entre amis.